Jedes Jahr zum Jahresende sollten Sie als Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellen. Es gibt dafür klare Regeln und Fristen.
Die Betriebskostenabrechnung ist immer wieder ein Streitpunkt zwischen Vermietern und Mietern. Eigentlich unnötig: Viele Details sind gesetzlich geregelt oder von Gerichten festgelegt. Als Vermieter sollten Sie sich daran halten, um Stress zu vermeiden.
Klare Regeln für die Betriebskostenabrechnung
Es ist eigentlich vieles ziemlich einfach. Ein Blick in die Betriebskostenabrechnungsverordnung zeigt schon sehr deutlich, was dazu gehört - und welche Kosten Sie als Vermieter selbst bezahlen müssen, also über Ihren Mietzins wieder erwirtschaften müssen. Ein Überblick:
- Zeitpunkt der Betriebskostenabrechnung: Als Vermieter müssen Sie die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Abrechnungszeitpunkt Ihrem Mieter zustellen. In der Regel wird diese ja auf das Kalenderjahr berechnet. Die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2017 muss also spätestens am 31.12.2018 beim Mieter sein. Schaffen Sie das nicht, ist sie unwirksam - dann stehen Ihrem Mieter zwar weiterhin Rückzahlungen zu, sofern vorhanden. Allerdings stehen Ihnen keine Nachzahlungen mehr zu.
- Fristen rund um die Betriebskostenabrechnung: Die sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebenden Forderungen sind innerhalb von 30 Tagen fällig. Allerdings darf der Mieter die Abrechnung noch ein volles Jahr lang kontrollieren und bemängeln. Auch Sie als Vermieter müssten eigentlich umgehend, spätestens aber innerhalb von 30 Tagen etwaige Guthaben begleichen.
- Beispiele für selbst zu bezahlende Ausgaben: Es gibt jede Menge umlagefähige Betriebskosten, also Kosten, die Sie über die Nebenkostenabrechnung Ihre Mieter bezahlen lassen können. Daneben gibt es aber immer wieder Ärger, wenn Sie Kosten anrechnen wollen, für die Sie selbst zahlen müssten: Zu diesen nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen zum Beispiel Instandhaltungskosten oder auch die Kosten für die Hausverwaltung. Als Vermieter müssen Sie diese aus eigener Tasche zahlen - allerdings gehören sie auch wiederum zu Ihren Betriebskosten, die Sie steuermindernd in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen können.
Die Betriebskostenabrechnung ist alles andere als eine Kür. Wenn zum Beispiel Mieter von Ihnen beim Jobcenter gemeldet sind, dann kann es sein, dass das Jobcenter die Abrechnung einfordert. Sie muss also hieb- und stichfest sein. Und unabhängig davon haben Mieter eben auch ein einklagbares Recht darauf.
